Klanten vertellen

Miele

“

Tegenover een grote ondernemer voorziet Progreso een tailormade antwoord volgens de bestaande noden van de organisatie.

Miele besliste 3 jaar geleden om met Progreso in zee te gaan om een aantal tijdrovende processen te standaardiseren en te stroomlijnen. En eventuele menselijke fouten tot een minimum te herleiden, want dat gebeurt natuurlijk bij onoverzichtelijke spreadsheets waar iedereen in werkt. Stefaan Deneef - HR Director Belgium - vertelt hoe de Progreso-tool meer transparantie biedt in ingewikkelde, energievretende HR-processen.  Wat was de concrete HR-situatie voor de samenwerking? Het doel was om orde te scheppen in de complexiteit van het eindejaarsevaluatieproces. In het verleden gebeurde dat via Excel-spreadsheets. Bovendien werd die handmatige input door verschillende managers ingevoerd.  Het gevolg? Kostbare tijd die verloren ging en ruimte voor (menselijke) fouten.   Wat houdt dat in voor Miele?  België en Luxemburg tellen samen zo’n 250medewerkers. In de eindejaarsevaluatie is het belangrijk dat alle werknemers weten wat de KPI’s zijn en wat van hen verwacht wordt. De doelstellingen liggen voor iedereen vast.  Een bijkomend voordeel is dat de foutenmarge verkleind wordt. En dat de ‘verloren’ inputtijd nu naar andere belangrijke taken gaat.    Wat zijn de uitdagingen voor jullie specifieke sector?  Een van de grootste uitdagingen is om de juiste mensen te vinden. We hebben een 85-tal techniekers in ons team. Hoe houden we bestaande werknemers? Hoe maken we de job aantrekkelijk voor nieuwe talenten?  Onze eerste prioriteit was om onze administratie op punt te krijgen om inefficiënties en frustraties weg te werken. Nu zijn we bezig met de uitrol van een learning-module voor soft skills. Daar hebben we nu een catalogus rond opgebouwd waar medewerkers zelf uit kunnen kiezen.    Welke feedback krijgen jullie mee van het personeel? Ondertussen hebben we een tweede ronde van de hernieuwde eindejaarsevaluatie achter de rug. Het proces is nu veel leaner en transparanter. Onze werknemers kunnen nu te allen tijde bekijken wat de doelstellingen zijn voor dit jaar. Alles is duidelijk terug te vinden en in te geven. Kortom, de tool is heel eenvoudig om mee te werken   Wat was de doorslaggevende factor om te kiezen voor Progreso?  Stefaan kende Progreso al van z’n vorige job. Daar werd de tool pan-Europees uitgerold en dat verliep ook toen heel positief. Op basis van die vorige ervaring werd er nu weer contact met hen opgenomen. Een absolute doorslaggevende factor is dat Progreso als lokale speler veel flexibelere oplossingen aanbiedt. Tegenover een grote ondernemer voorziet Progreso een tailormade antwoord volgens de bestaande noden van de organisatie.    Welk probleem lost Progreso voor jullie op? Het platform biedt tijdsbesparing door het standaardiseren van processen. Er is maar één systeem in plaats van een onoverzichtelijk geheel van verschillende documenten.   Hoe is de onboarding verlopen? Over het algemeen is het goed verlopen, vooral omdat wij laat hebben beslist om op te starten. Ondanks de korte oplevertermijn van 2-3 maanden, is het toch snel en efficiënt verlopen. Door de druk om op tijd te leveren, zijn enkele foutjes gemaakt, maar deze zijn nadien goed opgelost.    Hoe verloopt de samenwerking in het algemeen? De samenwerking en het contact met Luc verloopt bijzonder vlot. We hebben één vast aanspreekpunt voor algemene vragen en één contactpersoon voor technische vragen en bugs.  Ze reageren zeer snel. We ontvangen vaak dezelfde dag of de dag erna al antwoord via het ticketsysteem. Hun beschikbaarheid en flexibiliteit zijn erg hoog en ze kunnen snel schakelen en veranderingen doorvoeren.

Lees meer

Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen

“

"De opvolging door de managers gaat veel vlotter: ze zien meteen hoeveel werknemers er zijn ingeschreven voor welke opleiding en welke competenties al zijn behaald."

In 2019-2020 startte Progreso een traject met de HR-afdeling van het Wit-Gele Kruis, departement West-Vlaanderen. Directeur HR en Regionale Administratie Geert Van Kerckhove vertelt meer over de specifieke uitdagingen en hoe de samenwerking verliep. Wat was de concrete HR-situatie voor de samenwerking? Noem het gerust een reis terug in de tijd: we werkten met enorm veel met Excel- en Word-documenten. Alle informatie zat verspreid in diverse mappen, met uiteenlopende bestandsnamen. Om specifieke gegevens te achterhalen moest er niet zelden in verschillende mailboxen worden gekeken.  Kortom, er was behoorlijk wat chaos: wie is ingeschreven voor welke opleiding en wanneer? Wie was de docent? Geplande opleidingen moesten ook manueel overgezet worden naar de agenda van de persoon in kwestie.  Welke nadelen gaf dat? Vooral veel tijdverlies en inefficiëntie. Onze mensen moesten zich teveel bezighouden met administratie en het achterhalen van gegevens. Zowel de leidinggevenden als medewerkers hadden geen overzicht. En dat zorgde uiteraard voor frustratie. Bovendien werkte iedereen met een eigen versie van het ‘originele’ sjabloon. En dat kwam de uniformiteit niet bepaald ten goede. Wat zijn de uitdagingen voor jullie specifieke sector?  Het Wit-Gele Kruis in West-Vlaanderen telt zo’n 1500 mensen die meestal onderweg zijn. Zij hebben zelf dus weinig tijd voor administratie. Opleidingen inplannen en geven is ook essentieel aan onze sector. We waren dus dringend op zoek naar een platform dat die zaken kon automatiseren en dat we gemakkelijk konden integreren met onze dagelijkse manier van werken.  Wat heeft jullie doen zoeken naar een nieuwe oplossing? In feite was de situatie was niet meer houdbaar. Zo moesten onze mensen bijvoorbeeld nog steeds hun persoonlijke e-mailadres gebruiken en beschikten sommigen nog niet over een smartphone.  Terwijl we daarnaast al langer beschikten over elektronische verpleegdossiers, wilden we ook de omkadering digitaliseren. Via een elektronisch verpleegdossier heeft een medewerker meteen toegang tot de medische gegevens van een patiënt, en een stratenplan om vlot te kunnen werken. Bovendien is er ook communicatie met de arts. Kortom: het werd tijd om onze manier van werken te moderniseren en onze medewerkers zo alle kansen te bieden om hun werk vlot en efficiënt uit te voeren. Hoe kwamen jullie bij Progreso terecht?  Aangezien het Wit-Gele Kruis verbonden is aan de wet van openbare uitbesteding is er door ons een bestek uitgeschreven. Er werd een selectiecommissie samengesteld uit onze HR-mensen en leidinggevenden uit onze hoofdzetel. Uiteindelijk hebben we voor Progreso gekozen. Wat waren de doorslaggevende argumenten? Prijs/kwaliteit was een grote factor. Daarnaast merkten we meteen dat Progreso er een no-nonsense aanpak op nahield: hun platform is schaalbaar en dat gaf ons de kans om ‘klein te beginnen’. In eerste instantie hadden wij namelijk geen boodschap aan een groot platform met allerlei onnodige applicaties en moeilijke processen. Het is namelijk essentieel dat het platform zo gestroomlijnd mogelijk is en dat onze mensen er vlot mee kunnen werken. De wetenschap dat uitbreiding op termijn nog altijd mogelijk is deed ons ook voor Progreso kiezen. Bovendien had Progreso al ervaring in de zorgsector, en dat heeft onze beslissing zeker beïnvloed. Het blijft tenslotte een heel specifieke branche. Welk probleem lost Progreso voor jullie op? We zijn nu in staat om onze informatie veel beter te beheren. Zeker wat onze opleidingscatalogus betreft, staan alle gegevens staan op één plaats. We werken nu meer gestroomlijnd: onze medewerkers kunnen zich gemakkelijk aanmelden voor een opleiding.  Vervolgens worden die opleidingen automatisch ingepland in hun agenda. Met een simpele klik kunnen onze mensen dus hun geplande opleiding en alle details raadplegen. Alle informatie is ook meteen zichtbaar voor iedereen. Ook de opvolging door de managers gaat veel vlotter: ze zien meteen hoeveel werknemers er zijn ingeschreven voor welke opleiding en welke competenties al zijn behaald. Jaarlijkse evaluatiegesprekken worden automatisch ingepland en de leidinggevenden hebben meteen alle informatie als functieprofielen en competenties binnen handbereik. Het HR-systeem van Progreso geeft ons de kans om een hogere graad van accountability binnen de verschillende niveaus mogelijk te maken.  Hoe is de onboarding verlopen? Omdat ons werknemersbestand zo groot is, werd er in samenspraak beslist om volgens het ‘train-the-trainer”-principe te werken. Progreso leidde ons HR-departement op, en de HR-medewerkers trainden de managers door hen mee te nemen in diverse scenario’s. Ze maakten ook handleidingen en filmpjes over de verschillende processen en toepassingen voor de gebruikers. Met die kennis konden alle managers hun mensen opleiden om het platform te gebruiken, met de focus op het aanvragen van opleidingen en het voorbereiden van het jaarlijks waarderingsgesprek. De lancering gebeurde echter net voor COVID-19 uitbrak, wat het ons natuurlijk moeilijker maakte omdat alle opleidingen geschrapt werden. Maar ondertussen merken we dat onze mensen het platform steeds beter kunnen gebruiken.  Wat een groot voordeel was voor ons is dat al onze werkwijzen meteen geïntegreerd konden worden in het platform. Het was dus niet nodig om onze processen aan te passen. Er hoefden ook geen ingrijpende aanpassingen aan het platform te gebeuren.  Hoe verloopt de samenwerking in het algemeen? Wanneer er toch aanpassingen moeten gebeuren, of onze mensen vragen hebben, worden die vrij vlot beantwoord. De communicatie met Progreso is erg open: tickets worden snel opgevolgd. Daarnaast zijn er tweewekelijkse statusmeetings gepland om de werking van het platform nauw op te volgen. Het is een leerproces om duidelijk aan te geven wat prioritair is en welke tickets minder urgent zijn. De volgende stap is om onze rapportering zo gestroomlijnd mogelijk te krijgen: Progreso denkt met ons mee en is altijd flexibel. Ze voorzien ook sessies om alle kennis op te frissen. Hartelijk bedankt voor het gesprek! 

Lees meer

VF Europe

“

We hebben veel te danken aan de unieke combinatie van Progreso’s strategische inzichten én de HR-knowhow die het bedrijf bezit

Frank Manesse is HR director bij VF. Hij werkt deels in Bornem en deels in het Zwitserse Lugano. Hij beklemtoont het belang van die internationale innovatieve kracht. ‘Innovatie gebeurt niet alleen op het vlak van producten en processen. Ook qua personeelsbeheer zijn wij uitermate vernieuwend. En dat is nodig ook.’ En Manesse somt meteen een aantal elementen op die de noodzaak voor een centraal HR ICT-platform deden ontstaan: ‘Als internationale groep wilden we minder lokaal en meer internationaal aan Talent Management doen. Bovendien zorgt de evolutie in onze sector ervoor dat je andere vormen van competenties nodig hebt. Dus moet je natuurlijk ook aandacht besteden aan leadership development. En we willen onze mensen ook kunnen laten wisselen tussen merken, locaties en afdelingen: dat vergt een specifieke vorm van loopbaanmanagement. VF wil tot slot evolueren van een pure groothandelaar naar een mengvorm van groot- én kleinhandel. Ook daar heb je verschillende nieuwe vormen van competenties nodig.’ Het is duidelijk dat de internationale dimensie van VF specifieke eisen stelt aan de manier waarop aan personeelsbeleid gedaan wordt. Manesse benadrukt verder dat een centraal platform voor zo’n personeelsbeheer bovendien dienst moet doen als benchmark tussen de verschillende landen. In 2003 kwam VF in contact met Progreso. Het leidde meteen tot een unieke vorm van samenwerking, horen we van Manesse. ‘Oorspronkelijk zochten we vooral een ICT-oplossing voor onze noden op het vlak van learning management, gekoppeld aan een gecentraliseerd systeem voor competentiemanagement.’ Al snel kwamen daar andere noden bij: VF wilde ook een centraal personeelsbestand, beheer van verloning, loopbaan management en performance management. Het unieke aan de samenwerking tussen VF en Progreso is dat de ontwikkeling bij Progreso in nauw overleg gebeurde met VF. Daar is Manesse erg in zijn nopjes over: ‘je kan het een vorm van co-creatie noemen.’ Vandaag heeft VF alle modules van Progreso geïmplementeerd. Tot Manesses grote tevredenheid trouwens: ‘We hebben veel te danken aan de unieke combinatie van Progreso’s strategische inzichten én de HR-knowhow die het bedrijf bezit.’ Een en ander heeft tot een volledige op maat gemaakte oplossing geleid voor alle HRnoden die VF had. Bovendien communiceert het HR-platform van Progreso op een naadloze manier met andere ICT-systemen die de personeelsdienst van VF hanteert. Voorbeelden daarvan zijn de samenwerking met interne systemen voor Talent Acquisition en Compensation & Benefits

Lees meer

Premium Sound Solutions

“

Het gebruik van Progreso hielp ons de HRM processen te harmoniseren over onze verschillende vestigingen wereldwijd. Het faciliteert bovendien enorm de internationale rapporteringsstructuren zichtbaar te maken en dat maakt opvolging gemakkelijk.

Premium Sound Solutions - Koen Van Holderbeke

Lees meer

AZ Delta

“

Het gebruik van Progreso helpt ons bij het uitbouwen van een waardengedreven organisatie

Sabine De Brabant - Directeur personeel en organisatieontwikkeling   De implementatie van een HR software impacteert alle afdelingen en alle medewerkers. Los van de functionele afdelingen beoogt AZ Delta vooral baten te creëren bij volgende doelgroepen: In eerste instantie de medewerker die zijn loopbaan een stuk in eigen handen kan nemen. Het spreekt voor zich dat de medewerkers daarin begeleid worden en de ruimte krijgen om daarin te groeien. de leidinggevenden over de volledige populatie en alle afdelingen van het fusieziekenhuis. Ze krijgen de nodige systemen en middelen om hun job nog beter en gerichter uit te oefenen en geen tijd te verliezen met overbodige administratie. Voornaamste ‘win’ is ongetwijfeld zicht hebben op de slagkracht van het eigen team en coachend en sturend te kunnen zijn zowel voor ontwikkeling als voor prestaties. en tenslotte de HR afdeling, die meer en meer als faciltator zal optreden en tools, systemen en inzichten ter beschikking zal stellen van de interne klanten, zowel medewerkers als leidinggevenden. Strategisch is dit een belangrijke evolutie: ‘we maken onszelf wat overbodig en krijgen hiermee ruimte om ‘slimmere dingen ‘ te doen’. De personeelsdienst wil bereiken dat de medewerkers de krachtlijnen van het beleidsplan personeel en ontwikkeling ook effectief ervaren en de visie meer en meer gaan begrijpen en integreren in hun werk en in hun onderlinge (in-)formele communicatie delen vb tijdens de jaarlijkse BBQ. De HR afdeling wil ook lean n efficiënt kunnen werken. AZ Delta is ervan overtuigd dat de winst sowieso groot zal zijn. “HR bestaat slechts 3 jaar als aparte dienst, met stap voor stap inzetten van mensen en middelen om de personeel- en organisatieontwikkeling uit te bouwen. Er is een mooie weg afgelegd, en het ziet er veelbelovend uit wat we nog allemaal zullen kunnen realiseren”, zegt oSabine De Brabant. De evoluties op basis van het beleidsplan, waar ons project deel van uitmaakt, zijn niet zonder effect. Het is zo dat ziekenhuizen zich lang hebben kunnen standhouden zonder daar noemenswaardig in te investeren. Met de toekomstvisie worden middelen herverdeeld, wordt met nieuwe ogen naar kwaliteit gekeken, worden andere competenties ontwikkeld en aangesproken en wordt kritisch gekeken naar ‘hoe’ we werken.

Lees meer