In 2019-2020 startte Progreso een traject met de HR-afdeling van het Wit-Gele Kruis, departement West-Vlaanderen. Directeur HR en Regionale Administratie Geert Van Kerckhove vertelt meer over de specifieke uitdagingen en hoe de samenwerking verliep.

Wat was de concrete HR-situatie voor de samenwerking?

Noem het gerust een reis terug in de tijd: we werkten met enorm veel met Excel- en Word-documenten. Alle informatie zat verspreid in diverse mappen, met uiteenlopende bestandsnamen. Om specifieke gegevens te achterhalen moest er niet zelden in verschillende mailboxen worden gekeken. 

Kortom, er was behoorlijk wat chaos: wie is ingeschreven voor welke opleiding en wanneer? Wie was de docent? Geplande opleidingen moesten ook manueel overgezet worden naar de agenda van de persoon in kwestie. 

Welke nadelen gaf dat?

Vooral veel tijdverlies en inefficiëntie. Onze mensen moesten zich teveel bezighouden met administratie en het achterhalen van gegevens. Zowel de leidinggevenden als medewerkers hadden geen overzicht. En dat zorgde uiteraard voor frustratie. Bovendien werkte iedereen met een eigen versie van het ‘originele’ sjabloon. En dat kwam de uniformiteit niet bepaald ten goede.

Wat zijn de uitdagingen voor jullie specifieke sector? 

Het Wit-Gele Kruis in West-Vlaanderen telt zo’n 1500 mensen die meestal onderweg zijn. Zij hebben zelf dus weinig tijd voor administratie. Opleidingen inplannen en geven is ook essentieel aan onze sector. We waren dus dringend op zoek naar een platform dat die zaken kon automatiseren en dat we gemakkelijk konden integreren met onze dagelijkse manier van werken. 

Wat heeft jullie doen zoeken naar een nieuwe oplossing?

In feite was de situatie was niet meer houdbaar. Zo moesten onze mensen bijvoorbeeld nog steeds hun persoonlijke e-mailadres gebruiken en beschikten sommigen nog niet over een smartphone. 

Terwijl we daarnaast al langer beschikten over elektronische verpleegdossiers, wilden we ook de omkadering digitaliseren. Via een elektronisch verpleegdossier heeft een medewerker meteen toegang tot de medische gegevens van een patiënt, en een stratenplan om vlot te kunnen werken. Bovendien is er ook communicatie met de arts.

Kortom: het werd tijd om onze manier van werken te moderniseren en onze medewerkers zo alle kansen te bieden om hun werk vlot en efficiënt uit te voeren.

Hoe kwamen jullie bij Progreso terecht? 

Aangezien het Wit-Gele Kruis verbonden is aan de wet van openbare uitbesteding is er door ons een bestek uitgeschreven. Er werd een selectiecommissie samengesteld uit onze HR-mensen en leidinggevenden uit onze hoofdzetel. Uiteindelijk hebben we voor Progreso gekozen.

Wat waren de doorslaggevende argumenten?

Prijs/kwaliteit was een grote factor. Daarnaast merkten we meteen dat Progreso er een no-nonsense aanpak op nahield: hun platform is schaalbaar en dat gaf ons de kans om ‘klein te beginnen’. In eerste instantie hadden wij namelijk geen boodschap aan een groot platform met allerlei onnodige applicaties en moeilijke processen. Het is namelijk essentieel dat het platform zo gestroomlijnd mogelijk is en dat onze mensen er vlot mee kunnen werken. De wetenschap dat uitbreiding op termijn nog altijd mogelijk is deed ons ook voor Progreso kiezen.

Bovendien had Progreso al ervaring in de zorgsector, en dat heeft onze beslissing zeker beïnvloed. Het blijft tenslotte een heel specifieke branche.

Welk probleem lost Progreso voor jullie op?

We zijn nu in staat om onze informatie veel beter te beheren. Zeker wat onze opleidingscatalogus betreft, staan alle gegevens staan op één plaats. We werken nu meer gestroomlijnd: onze medewerkers kunnen zich gemakkelijk aanmelden voor een opleiding. 

Vervolgens worden die opleidingen automatisch ingepland in hun agenda. Met een simpele klik kunnen onze mensen dus hun geplande opleiding en alle details raadplegen. Alle informatie is ook meteen zichtbaar voor iedereen.

Ook de opvolging door de managers gaat veel vlotter: ze zien meteen hoeveel werknemers er zijn ingeschreven voor welke opleiding en welke competenties al zijn behaald. Jaarlijkse evaluatiegesprekken worden automatisch ingepland en de leidinggevenden hebben meteen alle informatie als functieprofielen en competenties binnen handbereik. Het HR-systeem van Progreso geeft ons de kans om een hogere graad van accountability binnen de verschillende niveaus mogelijk te maken. 

Hoe is de onboarding verlopen?

Omdat ons werknemersbestand zo groot is, werd er in samenspraak beslist om volgens het ‘train-the-trainer”-principe te werken. Progreso leidde ons HR-departement op, en de HR-medewerkers trainden de managers door hen mee te nemen in diverse scenario’s. Ze maakten ook handleidingen en filmpjes over de verschillende processen en toepassingen voor de gebruikers. Met die kennis konden alle managers hun mensen opleiden om het platform te gebruiken, met de focus op het aanvragen van opleidingen en het voorbereiden van het jaarlijks waarderingsgesprek. De lancering gebeurde echter net voor COVID-19 uitbrak, wat het ons natuurlijk moeilijker maakte omdat alle opleidingen geschrapt werden. Maar ondertussen merken we dat onze mensen het platform steeds beter kunnen gebruiken. 

Wat een groot voordeel was voor ons is dat al onze werkwijzen meteen geïntegreerd konden worden in het platform. Het was dus niet nodig om onze processen aan te passen. Er hoefden ook geen ingrijpende aanpassingen aan het platform te gebeuren. 

Hoe verloopt de samenwerking in het algemeen?

Wanneer er toch aanpassingen moeten gebeuren, of onze mensen vragen hebben, worden die vrij vlot beantwoord. De communicatie met Progreso is erg open: tickets worden snel opgevolgd. Daarnaast zijn er tweewekelijkse statusmeetings gepland om de werking van het platform nauw op te volgen. Het is een leerproces om duidelijk aan te geven wat prioritair is en welke tickets minder urgent zijn. De volgende stap is om onze rapportering zo gestroomlijnd mogelijk te krijgen: Progreso denkt met ons mee en is altijd flexibel. Ze voorzien ook sessies om alle kennis op te frissen.

Hartelijk bedankt voor het gesprek!