- Blijf op de hoogte van de trends in de HR-wereld
- Hoe selecteert u de juiste HR-software?
HR-software kiezen is niet vanzelfsprekend. U moet rekening houden met tal van factoren. En niemand heeft een glazen bol. Als de keuze gemaakt is, moet het de juiste zijn.
Maar het is niet iets dat u elke dag doet. Er zijn heel weinig mensen met de nodige kennis en ervaring in HR-software om die keuze zonder enige twijfel te maken.
Dus: hoe zorgt u ervoor dat u de juiste keuze maakt?
Zoals in veel gevallen begint alles bij een goede voorbereiding. U moet weten welke criteria meespelen in die juiste keuze.
Het besluit is genomen: er is nood aan HR-software. Nog voordat u de markt verkent, zijn er algemene aandachtspunten om in kaart te brengen. Doet u dit, dan maakt u sneller een shortlist van potentiële leveranciers.
Wat wilt u doen met de tool? Stel dat u bijvoorbeeld uw evaluatie- en waarderingsprocessen voor uw werknemers in een tools wilt onderbrengen. Bedenk dan op voorhand hoe uw processen eruitzien en in welke mate ze veranderlijk zijn. Dit staat u toe op te vragen bij leveranciers in welke mate zij uw project kunnen behandelen.
Dit is ook een kwestie van aanpassingsvermogen. Gaat u zich aanpassen aan het nieuwe systeem? Of moet het systeem zich aanpassen aan uw processen? Als die niet kunnen of mogen veranderen, dan is maatwerk sneller aan de orde. In de meeste andere gevallen volstaan standaardoplossingen.
Afhankelijk van de groep medewerkers die het nieuwe systeem gebruiken, zijn er andere vereisten. Soms gebruikt alleen het management zo’n software. Maar als bijvoorbeeld elke medewerker de tool moet kunnen gebruiken, dan spreekt u al snel over andere interfaces.
Het succes van een implementatie hangt nauw samen met hoe graag uw mensen ermee werken. Dus breng op voorhand goed in kaart wie het systeem zal gebruiken.
Sommige processen zijn sectorspecifiek. In zo’n geval heeft u liever een leverancier die referenties of een niche-expertise heeft in uw sector. Door op voorhand na te denken welke modules belangrijk zijn in uw specifieke geval, vernauwt u het aantal potentiële leveranciers.
De termijn waarop u de nieuwe software wenst te implementeren speelt een belangrijke rol. Point-solutions zijn gemakkelijker om onmiddellijk te implementeren. Maar grotere projecten vragen vaker om een gefaseerde implementatie.
Opteert u ervoor om te werken in fases? Dan heeft u twee opties. Ofwel kiest u software die met modules werkt. Zo kunt u module per module installeren. Ofwel kiest u voor verschillende point-solutions die u kunt integreren met elkaar.
Kiezen voor verschillende point-solutions vraagt meer tijd en budget, gezien het integratiewerk.
Er is haast geen enkel departement meer dat geen softwareplatformen gebruikt. Integraties spelen daar dan ook een belangrijke rol in.
Zijn er binnen uw HR-departement of andere departementen software die u wenst te koppelen aan de nieuwe software? Lijst dan duidelijk op om welke software het gaat en welk gedeelte ervan u wenst te integreren in uw nieuwe platform. Die analyse neemt u mee naar de leveranciersselectie.
Sommige leveranciers specialiseren zich in integraties. Anderen blijven er liever van weg. Afhankelijk van de benodigde integraties die u opsomde, zullen sommige aanbieders al niet meer in aanmerking komen.
Probeer goed voor ogen te hebben wat u nodig heeft, en in welke mate de leverancier bereid (en ervaren genoeg) is om die integratie op te zetten. Ga ook na of de kosten daarvan bij u of bij de leverancier liggen.
Medewerkersdata behoort tot de meest gevoelige data. Het laatste dat u wilt is dat die data lekt naar de buitenwereld. Dat is een stevige opdracht, want er liggen overal kapers op de kust.
Definieer wat u zoekt in een partnership qua beveiliging en GDPR. Wees alleen tevreden met een samenwerking waarin duidelijk gedefinieerd is welke inspanningen u en de leverancier daarvoor levert.
Als u rekening houdt met alle bovenstaande aandachtspunten, heeft u ondertussen een accuraat beeld van wat u zoekt. De lijst met vragen en algemene punten die u opstelt op basis van die aandachtspunten, helpt u om een shortlist van leveranciers samen te stellen.
Eens die shortlist er is, moet u knopen doorhakken. Liefst de juiste. Dus wat zijn de belangrijkste criteria om rekening mee te houden wanneer u HR-software selecteert?
Oftewel: hoe intuïtief kunt u omgaan met het systeem? Hier staat of valt alles mee. Want als uw werknemers het systeem niet aanvaarden of adopteren, faalt de implementatie.
Tip!
Betrek een kleine groep van de uiteindelijke gebruikers wanneer u de tool selecteert. Laat hen het systeem zien en eventueel gebruiken in een demo-omgeving. Zij geven u onmiddellijke feedback over de functionaliteit en het aanvoelen.
Initieel definieerde u wat de tool allemaal moest kunnen uitvoeren. Nu u beschikt over een shortlist, is het tijd om af te vinken wat de tools effectief kunnen.
Stel uzelf vooral de vraag: adopt or adapt? Moet de tool zich schikken naar uw processen? Of bent u bereid bepaalde processen aan te passen zodat de tool het beter faciliteert?
Let wel op. In het eerste geval kijkt u sneller naar maatwerk, wat vanzelfsprekend een hoger kostenplaatje met zich meebrengt.
Stem met elke potentiële leverancier af in welke mate zij - in samenwerking met uw IT-afdeling - integraties kunnen faciliteren.
Dat geldt voor tools binnen hetzelfde departement, maar ook voor tools binnen andere departementen.
Deze wordt vaak vergeten. Maar denk op voorhand al na over welke exacte inzichten en rapporten het platform u moet kunnen aanbieden.
Het gebeurt vaak dat men hier pas over nadenkt na de implementatie van een tool. En als de rapportage dan onvoldoende blijkt te zijn, is dat bijzonder lastig.
Idealiter stopt uw relatie met uw leverancier niet meteen na de installatie. In veel gevallen heeft u een hulplijn nodig. Iemand die uw vragen beantwoordt en technische ondersteuning biedt waar nodig.
Ga daarom bij elke leverancier na in welke mate er ondersteuning is en welke afspraken er bestaan. U wilt weten of u een antwoord krijgt, maar ook op welke termijn.
In 67% van de gevallen geeft de kostprijs de doorslag. Onlogisch is dat niet, want dit soort projecten krijgen vaak een specifiek budget.
Maar zoals in veel gevallen is prijs niet de enige factor in de vergelijking.
De partner die u selecteert, draait best mee gedurende de voorziene looptijd van het project. Dat gaat over enerzijds aangeboden service, maar ook over vernieuwen. Dus zoek een stabiele organisatie die een duidelijke roadmap kan voorleggen.
Een klassiek voorbeeld is scale-ups vs gevestigde waarden. Scale-ups lanceren vaker innovatieve producten aan een lagere pricing. Maar daar is de stabiliteit niet dezelfde als bij de gevestigde waarden. Die zijn dan weer zeer stabiel, maar vaak ook duurder.